Archiv | November, 2012

SMARTE Ziele für den Projekterfolg

28 Nov

Zentrale Elemente eines erfolgreichen Projektmanagements – Teil 1

Dem weht kein Wind, der keinen Hafen hat, nach dem er segelt.“  Michel de Montaigne (1533-92), frz. Schriftsteller, Essayist u. Philosoph

Die Definition von Zielen ist heute in den Projekten eine Selbstverständlichkeit. Und das ist gut. Trotzdem werden nach meinen Erfahrungen als Berater und Coach besonders in diesem Feld nach wie vor enorme Fehler gemacht – ein enormes Risikopotenzial für den Erfolg eines Projektes.

Eine Studie (Projektmanagement Studie 2008 – Erfolg und Scheitern im Projektmanagement –)der GPM DeutscheGesellschaft für Projektmanagement e.V. und der PA Consulting Group aus dem Jahr 2008 bestätigt die hohe Beutung des Themas „Ziele“ für den Projekterfolg. Nach dieser Studie gibt es für Unternehmen mit dem Wunsch nach erfolgreichen Projekten 3 wesentliche Handlungsfelder:

1.       Starke und in die Organisation integrierte Projektleiter

2.       Klare Ziele

3.       Gute Kommunikation

Ich möchte mich an dieser Stelle auf Pkt. 2 konzentrieren und

·         die Zielfunktionen sowie die daraus abgeleiteten

·         Anforderungen an eine hilfreiche Zielbeschreibung beschreiben.

Zielfunktionen

Ziele haben im Projektmanagement klare Funktionen, aus denen die Anforderungen an gute Zielbeschreibungen abgeleitet werden. Aus diesem Grund macht es Sinn, sich zunächst mit den Zielfunktionen auseinanderzusetzen.     

Kontrollfunktion

Am Ende eines Projektes geht es immer um die Frage, ob das Projekt seine Ziele erreicht hat. Daraus leitet sich die sog. „Kontrollfunktion“ ab. Die Frage der Zeilerreichung wird zwischen dem Auftraggebern des Projektes und dem Projektteam/Projektleiter gemeinsam beantwortet. I.d.R. ist die Beantwortung der Frage zur Zielerreichung  am Ende des Projektes die Grundlage für die „Entlastung“ des Projektteams von seinen Aufgaben. Hier handelt es sich zwar nicht um eine Entlastung im rechtlichen, sondern im übertragenen Sinne. Dazu ist ein gemeinsames Verständnis zu den Projektzielen zwingende Voraussetzung.

Orientierungsfunktion

Richtig formulierte Ziele können in schwierigen Pojektsituationen Orientierung geben. Aber auch zu Beginn eines Projektes möchten Mitarbeiter und Stakeholer berechtigterweise wissen, wohin „die Reise geht“[Vgl. Prof. Dr. Grau in „Der Projektmanagementfachmann-frau Pkt. 1.6ff Herausgegben von der GPM (deutsche Gesellschaft für Projektmanagment e.V. und der RKW (Rationalisierungs- und Innovationszentrum der deutschen Wirtschaft e.V.) Stand: 2002]. Projektziele haben hier für die Bildung des Projektteams also auch eine identitätsstiftende Wirkung.

Verbindungsfunktion

Neben der Kontroll- und Orientierungsfunktion haben Ziele eine wichtige Funktion im Teambuildingsprozess eines neu zusammengestellten Projektteams. Gleichzeitig gibt der Auftraggeber die Richtung für das Projektteam und  des Teammitglieds vor.

Oben habe ich bereits auf die Bedeutung eines gemeinsamen Verständnisses der Ziele des Projektes zwischen Auftraggeber und Projektteam hingewiesen. Aber auch innerhalb des Projektteams erleichtert dieses gemeinsame Verständnis die Arbeit im  Projekt erheblich.

Selektionsfunktion

In allen Phasen eines Projektes müssen durch das Projektteam und/oder durch den Auftraggeber Entscheidungen getroffen werden. Entscheiden bedeutet, sich aus verschiedenen Alternativen die (möglichst) beste Alternative auszuwählen. Auch bei dieser Aufgabe leisten  richtig formulierte Ziele hilfreiche Unterstützung.

Anforderungen an gute Zielformulierungen – Das SMART Modell

Damit Ziele diese Funktionen erfüllen können, müssen sie entsprechend formuliert sein. Hierbei hielft das SMART Modell. Die einzelnen Buchstaben stehen dabei für die relevanten Attribute.

S = Spezifisch

Ziele müssen spezifisch und konkret und konkret auf die jeweilige Aufgabenstellung des Projektes zugeschnitten sein. Hier gilt der Grundsatz: je konkreter, umso besser.

M= Messbar

Ziele müssen messbar sein. Nur so können sie die Funktion der „Messlatte“ erfüllen. Ziele werden damit operationalisiert. Dieses Merkmal hat im SMART Modell für mich eine besondere Bedeutung. Ziele messbar zu formulieren, führt i.d.R. gleichzeitig zu einer spürbaren Konkretisierung der Ziele. 

A = Anspruchsvoll und A= Attraktiv

Ziele müssen anspruchsvoll sein. Liegt die Messlatte zu niedrig, werden nicht alle Kräfte zur Zielerreichung aktiviert. Das Ergebnis bleibt „suboptimal“. Projekte sind per Definition schwierig. Ein scheinbar leicht zu erreichendes Projektziel deutet darauf hin, dass auch ein Missverständnis zum Ziel vorliegen könnte.

Ziele sollten aber -sofern möglich – auch positiv und attraktiv beschrieben sein. Es macht schlicht und einfach mehr Spaß, in interessanten und spannenden Projekten mitzuarbeiten als in Projekten mit unangenehmen Folgen. Richtig formulierte Ziele leisten auf diese Weise einen Beitrag zu Motivation des Projektteams. Dies funktioniert leider nicht immer. Manchmal gibt es nun mal auch unangenehme Projekte. In einem solchen Fall hat Ehrlichkeit Vorrang.    

R =Realistisch

Ziele müssen zwar anspruchsvoll doch gleichzeitig auch erreichbar bleiben. Unrealisitisch erscheinenende Ziele führen genauso zur Demotivation wie zu leicht zu erreichende Ziele. Menschen handeln hier gewissermaßen nach dem Grundsatz „Warum soll ich mich anstrengen, wenn ich sowieso wegen der mangelnden Zielerreichung kritisiert werde!“ Die Schwierigkeit besteht darin, dass die Wertung, ob ein Ziel zu erreichen oder unrealisitisch ist, von Person zu Person unterschiedlich ist. Hier gilt es zwischen den jeweiligen Projektbeteiligten einen möglichen Konsens auszuhandeln.

T = Terminiert

Es reicht nicht aus, Ziele zu definieren. Sie müssen auch festlegen, bis wann sie zu erreichen sind. Ich habe lange im Vertrieb gearbeitet. Ich hätte mit meinem Vertriebsleiter jedes Umsatzziel vereinbart, sofern wir nicht festgelegt hätten, bis wann ich es zu erreichen hätte (diese Lücke  haben mir meine Vertriebsleiter  dummerweise  nicht gelassen). Das „T“  ist also auch eine zwingende Voraussetzung, um Ziele zu operationalisieren.

Neben den Anforderungen, die sich aus dem SMART-Modell ergeben, gibt es eine weitere Anforderung, die bei  der Formulierung von Zielen zu beachten ist.

Zielbeschreibungen dürfen nie die Lösungswege vorgeben. Die Suche nach der besten Lösung zur Erreichung der Ziele ist ureigenste Aufgabe des Projektteams. Die Vorgabe des Lösungsweges führt zur Entmündigung des Projektteams.   

Grenzen des Modells und Fazit:

Ziele werden in Projekten in einer sehr frühen Phase des Projektes beschrieben. Gleichzeitig beschäftigen sich Projekte aber auch mit neuen neuen Fragestellungen, Problemen oder Aufgaben. Aufgaben also, für die keine aussagefähigen Erfahrungswerte vorliegen. Aus diesem Grund gibt es ausgewiesene Projektmanagementexperten,  die behaupten, die Definition von SMARTEN Zielen sei zu Beginn des Projektes schlicht und einfach nicht möglich.

Daneben gibt es noch einen zweiten Aspekt: die Zielerreichung kann auch von nicht zu beeinflussenden Faktoren abhängig sein.

Dies sind zunächst gute Argumente, keine SMARTEN Ziele, sondern einen  Zielkooridor  zu vereinbaren. Dieser hat den Vorteil, dass er im Verlauf des Projektes (auf Basis dann besserer Informationen) konkretisert werden kann. Hier liegt für mich aber auch der größte Nachteil. Ich sehe die Gefahr zu großer Beliebigkeit und zu schneller Anpassung an die „scheinbaren Zwänge der Realitäten“. Ich befürworte immer noch  – bei allem Verständnis für die berechtigte Kritik –  das SMART Modell. Das in Projekten notwendige Änderungsmanagement erlaubt auch im Projektverlauf die Anpassung offensichtlich nicht zu erreichender und zu optimistisch definierter Ziele.

Gerd Schumacher

  
 

Zentrale Elemente eines erfolgreichen Projektmanagements

19 Nov

Einführung:

In meinen Projekten und in meinen Seminaren werde ich immer wieder gefragt:

„Was macht Projekte erfolgreich?“

Diese Frage lässt sich aus meiner Sicht nicht pauschal beantworten. Schon gar nicht gibt es die Erfolgsgarantie in Projekten. Es gibt aber Elemente, die für den Erfolg eines Projektes besonders wichtig sind:

Mit diesen Elementen werde ich mich in den nächsten Wochen nach und nach auf Basis meiner Projekterfahrungen  auseinandersetzen. Ich freue mich schon jetzt auf Ihr/Euer Feedback.

Gerd Schumacher

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