Erfolgskriterium „Detaillierte Projektplanung“ – Teil 2: Der Projektstrukturplan

19 Apr

„Unsere Hauptaufgabe ist nicht zu erkennen, was unklar in weiter Entfernung liegt, sondern zu tun, was klar vor uns liegt.“

(Thomas Carlyle(1795-1881), schottischer Essayist und Historiker)

Im letzten Blog bin ich auf Notwendigkeit und Grundlagen der Projektplanung eingegangen. In diesem Blog möchte ich mich mit dem Projektstrukturplan (PSP), auf dem alle weiteren Pläne im Projektmanagement aufbauen, auseinandersetzen. Der PSP ist damit gewissermaßen die „Mutter aller Pläne“ im Projektmanagement.  Er dient dazu, die Komplexität eines Projektes aufzulösen.

Grundlagen:

Mit dem PSP möchte man die Komplexität eines Projektes beherrschbar machen. Dazu wird das Projekt in sinnvolle Teile (Teilprojekte) eingeteilt. Unterhalb der Ebene der Teilprojekte werden sog. Arbeitspakete gebildet. Diese Arbeitspakete sollten idealerweise so klein sein, dass sie leicht planbar und steuerbar sind.

Der PSP ist immer dreistufig aufgebaut: Projekt – Teilprojekt – Arbeitspaket. Das kleinste Element in einem PSP ist also das Arbeitspaket.  Natürlich lassen sich auch  Arbeitspakte weiter unterteilen.  In diesem Fall spricht man von Maßnahmen. Im Projektstrukturplan werden diese aber üblicherweise nicht mehr dargestellt.

Übrigens: alle die im Projekt mit der Software MS Project arbeiten, werden in dieser Software die Begriffe „Teilprojekte“ und „Arbeitspakte“ vergeblich suchen. MS Project spricht von „Vorgängen“ und „Sammelvorgängen“.  Inhaltlich gibt es hier jedoch keine grundsätzlichen Unterschiede.

Aufbau und Gliederungsprinzipien:

Einen PSP kann man grundsätzlich „phasen“- oder „objektorientiert“ aufbauen. Was heißt das:

In  einem phasenorientierter PSP sind die Teilprojekte phasenorientiert aufgebaut. In einem objektorientierten PSP leiten sich die Teilprojekte aus den einzelnen Objekten ab. Ein Beispiel zur Verdeutlichung:

  • Mögliche Teilprojekte in einem phasenorientierter PSP im Projekt „Hausbau“
    • TP Planung
    • TP Finanzierung
    • TP Genehmigung
    • TP Bau
    • TP Abnahme
  • Mögliche Teilprojekte in einem objektorientierten PSP im Projekt „Hausbau“
    • Grundstück
    • Fundament
    • Keller
    • Erdgeschoss
    • Obergeschoss
    • Dach
    • Außenanlagen

Beide Gliederungsprinzipien sind richtig. Nur gemischt werden dürfen sie nicht. In diesem Fall wäre es problematisch, die Arbeitspakete zuzuordnen.

Jeder PSP (objekt- oder phasenorientiert) muss ein Teilprojekt „Projektmanagement“ enthalten. Typische Arbeitspakete in diesem TP sind: Projektplanung, Projektüberwachung und –steuerung, Berichtwesen, Projektdokumentation. Dies ist deshalb wichtig, da auf Basis des PSP alle weiteren Pläne aufbauen, also aoch Terminplan, Ressourcenplan, Kostenplan…. .

Ist ein PSP unvollständig  sind zwangsläufig auch die darauf aufbauenden Pläne unvollständig. Dies kann  kritisch imProjekt werden.

Codierung:

Zur Erleichterung der Kommunikation im Projekt sollten die PSP-Elemente  codiert werden. Hier hat sich die sog. dekadische Codierung durchgesetzt. Diese  Codierungsformbeschränkt sich auf  9 Elemente je Ebene (Beispiel TP : TP 1, TP 2, TP 3 …..; AP 1.1; AP 1.2; AP 1.3). Jedes PSP wird eindeutig dargestellt.

Vorgehensweise beim Aufbau:

PSP hönnen „top down“ aber auch „bottom up“ entwickelt werden. Beim „top down“ Vorgehen werden in einem ersten Schritt die TP identifiziert und danach zu den einzelen TP die AP festgelegt. Das  „bottom up“ Vorgehen erfolgt umgekehrt. Hier werden zuerst die Arbeitspakete  identifiziert. Anschließend werden die Arbeitspakete sinnvoll geclustert. Die „Überschriften“ dieser Cluster  werden dann zur Bezeichnung der Teilprojekte. Die zweite beschriebene Vorgehensweise ist aus meiner Sicht die sinnvollere Variante. Hier ist die Wahrscheinlichkeit, dass etwas vergessen wird, deutlich geringer.

Fazit:

Der PSP unterteilt ein komplexes Projekt in kleinere Einheiten. Die Projektplanung wird deutlich erleichtert.  

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7 Antworten to “Erfolgskriterium „Detaillierte Projektplanung“ – Teil 2: Der Projektstrukturplan”

  1. Hans-Peter Korn April 19, 2013 um 3:13 pm #

    Nun, der PMBOK-Guide 5th Edition unterscheidet:
    2.4.2.2 Predictive Life Cycles
    2.4.2.3 Iterative and Incremental Life Cycles
    2.4.2.4 (Incremental) Adaptive Life Cycles (im Text auch „agil“ genannt)
    Eine “Detaillierte Projektplanung” funktioniert nur bei 2.4.2.2 Predictive Life Cycles.
    In den anderen zwei Fällen produziert das Energieverschwendung und unnötige Konflikte.

    • gerdschumacher April 23, 2013 um 7:38 am #

      Hallo Herr Korn,

      danke für Ihren Hinweis. Vielleicht war meine Überschrift „Detaillierte Projektplanung“ etwas irreführend. Mein Blog zum Thema besteht aus 2 Teilen. Im vorletzten Teil habe ich mich mit den Grundzügen der Planung auseinander gesetzt. Hier habe ich auch auf die Grenzen detaillierter Planung hingewiesen:

      „Grundprinzipien:

      Für die Planungsphase gelten 2 Grundprinzipien:
      ◦Vom Groben zum Feinen
      ◦So viel Planung wie nötig – so wenig Planung wie möglich

      Besonders im letzten Punkt werden in der Praxis erhebliche Fehler gemacht. Teilweise wird die Planung vernachlässigt. Hier spielt sicherlich auch der Zeitdruck in Projekten eine erhebliche Rolle. In anderen Fällen werden Elemente trotz erheblicher Unsicherheiten in einer enormen Detailtiefe geplant. Hier ist das Risiko verschwendeter Ressourcen enorm hoch.“

      Ich glaube, wir liegen nicht weit auseinander.

      Viele Grüße Gerd Schumacher

  2. Rolf April 19, 2013 um 7:47 pm #

    Kompliment!
    Gruß
    Rolf

  3. Hans-Peter Korn April 23, 2013 um 8:07 am #

    Bei diesem – von mir unterstützten – Prinzip: „◦So viel Planung wie nötig – so wenig Planung wie möglich“ sehe ich zwei Aspekte.
    1.:
    Die Forderung nach „Vom Groben ins Detail“ (oder „Just Enough Design Up Front“ statt „Big Design Up Front“) ist leicht zu stellen, aber schwer zu erfüllen. So etwa ist Abb.1 in http://scaledagileframework.com/team-backlog/ oder http://scaledagileframework.com/agile-software-requirements-model/ leicht zu zeichnen … ABER: Wie gelingt es in der Praxis, die Elemente der obersten Aggregation (= Epics) einigermassen „vernünftig“ bezüglich Scope – Time – Cost ohne Kenntnis ihrer Details abzuschätzen – insbesondere bei neuen Funktionalitäten und Technologien? Das ist nicht trivial und verleitet rasch „sicherheitshalber in die Tiefe zu gehen“. Nur dort, wo ich „vertrautes Terrain“ habe, ist das leicht (z.B. nur mit dem Raumvolumen eines Standard-Einfamilienhauses seine Kosten abschätzen)
    2.:
    Das Offenlassen der Detailplanung stellt eine große psychologische Herausforderung dar: Vor wenigen Jahren gelang Roy Baumeister und seinem Forschungsteam der Florida State University nämlich der Nachweis, dass noch nicht abgeschlossene Aufgaben uns so lange gedanklich beschäftigen, bis wir eine klare Vorstellung haben, wie wir mit ihnen umgehen wollen. Und David Allen, ein Zeitmanagementguru in den USA rät dazu, detaillierte schriftliche Pläne zu haben, wie man im Detail Schritt für Schritt mit den bevorstehenden Dingen umgehen wird. Erst dann geben die inneren Stimmen Ruhe [Dobelli, Rolf: Die Kunst des klugen Handelns. Carl Hanser Verlag, 2012 S. 185, zitiert aus http://www.symposion.de/kapitel40600101_WERK0003442.html%5D.

    • gerdschumacher April 23, 2013 um 8:16 am #

      Ich stimme Ihren Aussagen zu. Der sog. Zeigarnik Effekt besagt ja eigentlich auch nichts anderes. „Aber einen Tod muss man sterben“ 😉

  4. Hans-Peter Korn April 23, 2013 um 8:23 am #

    Ja, Rolf Dobelli bezieht sich explizit auch auf den Zeigarnik Effekt. Dieser Effekt konnte jedoch in vielen Untersuchungen nicht repliziert werden und gilt daher als wenig zuverlässiges Phänomen. Die Ergebnisse von Roy Baumeister an der Florida State University sind da zuverlässiger.

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