Erfolgskriterium „Kommunikation“

2 Jul

Höre auf jede Stimme in Deinem Unternehmen und finde Wege, sie zum sprechen zu bringen.“

(Sam M. Walton, 1918-1992, Unternehmer und Gründer der Supermarktkette Wal-Mart)

Haben Sie heute schon über Ihre Gesundheit nachgedacht? Vermutlich nicht. Solange man gesund ist, denkt man nicht darüber nach. Ähnlich verhält es sich häufig mit dem Thema „Kommunikation“ im Projekt. Solange das Projekt gut läuft, wird über dieses Thema nicht weiter nachgedacht. Mit fatalen Folgen . Schließlich ist Kommunikation „selten eindeutig“. Missverständnisse erschweren die Arbeit in Projekten und führen nicht selten zum Scheitern (Vgl. auch: Der Projektmanagementfachmann; herausgegeben von der Gesellschaft für Projektmanagement).

Übrigens: nach einer Umfrage der Zeitschrift “ Manager Seminare“ scheitern 50 % aller Projekte an Missverständnissen zwischen Auftraggeber und Projektleiter bzgl. Ziele, Kosten und Terminen. Eine typische Folge mangelhafter Kommunikation.

Die konkrete Ausgestaltung der Kommunikation im Projekt ist immer abhängig von Inhalt und Dauer des Projektes, von der Größe des Projektteams und der Art der Zusammenarbeit. Auch die technischen Rahmenbedingungen sind zu beachten. Das Thema „Kommunikation“ muss deshalb schon beim „Aufsetzen“ des Projektes berücksichtigt werden.

Ein Schwerpunkt ist dabei natürlich die Kommunikation innerhalb des Projektteams und mit dem Auftraggeber. Aber auch die weiteren Stakeholder (= Betroffene eines Projektes) und das Projektumfeld dürfen dabei nicht vergessen werden. Aus diesem Grund sollte vor dem Aufbau eines Kommunikationsplanes eine Stakeholderanalyse im Projekt durchgeführt werden. Mit diesem Thema werde ich mich im nächsten Blog auseinandersetzen.

Kommunikation im Projektteam und mit dem Auftraggeber:

Hier ist zu klären,

· wer

· was

· wann

· an wen und

· wie zu kommunizieren hat.

Damit sind auch schon die wesentlichen Elemente eines Kommunikationsplanes beschrieben. In dem Kommunikationsplan sind auch regelmßige Besprechungen, Jour Fixe-Veranstaltungen, Abgabe von Statusberichten …. zu berücksichtigen.

Wichtig: Vereinbaren Sie im Projektteam auch klare Spielregeln der Kommunikation. Dazu gehören z.B.:

· Wir verwenden eine einfache, klare Sprache

· Wir kommunizieren grundsätzlich offen

· Konflikte entstehen – sie werden aber konstruktiv und sachlich bearbeitet

· Information werden als „Bring-„ und nicht als „Holschuld“ vereinbart

· …

Kommunikation mit Stakeholdern und Umfeld:

Die Umsetzung von Projekten haben häufig gravierende Auswirkungen auf Organisationsbereiche und Mitarbeiter. Nicht alle sind direkt in das Projekt einbezogen. Trotzdem haben sie ein großes Interesse am Projekt. Auch wenn es keinen Sinn macht, alle Betroffenen über jeden Diskussionsstand zu informieren, so sollte doch regelmäßig über den aktuellen Stand des Projektes informiert werden. Diese Informationen beugen der typischen „Gerüchteküche“ vor.

In diesem Bereich bietet sich z.B. die Information über regelmäßige Projekt-Newsletter, Informationen am „schwarzen Brett“, Projekt-Marktplätze (an zentralen Punkten des Unternehmens) …. an.

Bitte nicht vergessen: auch bei diesen Möglichkeiten sollte den Adressaten die Möglichkeit von Fragen, Anregungen, Hinweisen und nicht zuletzt auch Kritik geboten werden. Dazu bieten neue technische Möglichkeiten wie Projekt-Wikis, Foren, Blogs hervorragende Chancen für die Projektkommunikation.

Eine kleine Geschichte zum Schluss:

Wie wichtig ein offenes Klima für eine gute Kommunikation im Projekt und für das Vermeiden von Störungen ist, möchte ich mit nachfolgender Geschichte aus einem meiner Projekte verdeutlichen:

Vor einigen Jahren leitete ich ein Projekt im öffentlichen Dienst. In diesem Projekt hatten wir einen Mitarbeiter, der jeden Tag unabhängig von der konkreten Aufgabenstellung pünktlich um 16.00 Uhr seinen Arbeitsplatz verließ. Jeder, der schon einmal in Projekten gearbeitet hat, weiss, dass dies zu bestimmten Terminen kaum zu realisieren ist. Ich war nicht mehr weit davon entfernt, mich von diesem Mitarbeiter zu trennen. Bis ich erfahren habe, dass es sich bei dem Mitarbeiter um einen alleinerziehenden Vater handelte, der seine kleine Tochte pünktich aus dem Kindergarten abholen musste. Auf die Frage, warum er uns das nicht gesagt hat, antwortete er: „Dieses Problem haben Millionen Frauen und müssen es auch managen“. Diese Information hat dazu geführt, dass wir bestimmte Aufgaben anders verteilten. Im Nachhinein wäre es aufgrund der hervorragenen Fachkompetenzen ein riesiger Verlust für das Projekt gewesen, hätte der Mitarbeiter das Projekt tatsächlich verlasssen – ganz abgesehen von der menschlichen Dimension. Ich habe aufgrund dieser Erfahrung gelernt, wie wichtig es ist, im Projekt ein Klima zu schaffen, in dem auch private Aspekte ihren Platz finden können.

Hier schließt sich der Kreis zum Zitat von Sam M. Walton!

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