Erfolgskriterium „Angemessene Methoden und Prozesse“ Teil 2 – Projektmanagement mit dem MindManager

31 Mrz

„Der intuitive Verstand ist ein Geschenk und der rationale Verstand ein treuer Diener. Wir haben eine Gesellschaft geschaffen, die den Diener ehrt und das Geschenk vergessen hat“

 

(Albert Einstein, Physiker, 1879-1955)

 

Im heutigen Blog möchte ich ein Tool vorstellen, dass sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt hat und inzwischen auch in vielen Projekten sinnvoll als Planungs- und Steuerungsinstrument eingesetzt werden kann, und zwar die MindMapping-Software MindManager der Fa. Mindjet. An dieser Stelle möchte ich ausdrücklich darauf hinweisen, dass zwischen mir und der Firma Mindjet keinerlei geschäftlichen Beziehungen bestehen. Ich bin ein Fan dieser Software und arbeite gerne mit ihr, übrigens nicht nur in in Projekten. Über diesen Link gelangen Sie schnell zur Homepage von Mindjet

Link

Grundsätze:

Der MindManager ist eine Software zur komfortablen Erstellung  von Mindmaps am PC. Die Software ist für Windows und Apple-Rechner erhältlich. Im März 2014 ist für Windowsrechner die Version 14 erhältlich.  Die hier gezeigten Screenshots und Beschreibungen basieren auf der Version 9 für Windowsrechner, die ich aktuell nutze.  Neben dieser Sofware sind viele kostenlose MindMapping-Tools im Internet erhältlich. Der Mindmanager ist aber von allen Versionen, die ich kenne, die professionellste. Mit ihr lassen sich nicht nur Mindmaps erstellen. Das Tool kann inzwischen auch als einfaches Planungs- und Steuerungstool in Projekten sinnvoll eingesetzt werden.

Allgemeine Infos zu MindMapping:

Mindmapping ist eine Methode, die Tony Buzon (brit. Psychologe) im letzten Jahrhundert entwickelte. Die ersten Ideen zur Methode entstanden in den 70er Jahren. Populär  wurde die Methode in den 90er Jahren des zwanzigsten Jahrhunderts.

In der Mitte des Mindmaps steht das Thema (möglichst konkret). Davon ausgehend werden die Haupthemen in Schlüsselbegriffen mit dicken abgehenden Ästen abgebildet. An diese Hauptäste schließen sich in dünneren abgehenden Ästen die nächste Gedankenebene an. Diese Struktur kann beliebig tief gegliedert werden. Tony Buzon empfiehlt auch den Einsatz visueller Elemente im Mindmap, da das Gehirn diese Bilder viel schneller wahrnimmt und interpretiert als abstrakte Worte. Vorteil dieser Methode: neue Themen  lassen sich schneller und assoziativer erarbeiten!

Nachfolgendes Bild vermittelt einen ersten Eindruck zur Methode:

Mindmanager Bild 1

In Wikipedia (Link) finden sich gute Informationen und Hintergründe zu Mindmapping.

Link

Informationen zum MindManager:

Der MindManager ist ein intuitiv zu bedienendes Tool. In die Grundfuntionalitäten arbeitet man sich sehr schnell ein. Im Tool sind viele Vorlagen hinterlegt, die besonders in der Anfangszeit hilfreich sind. Zusätzlich hat die Fa. Mindjet viele kleine Videos in die Hilfefunktion integriert, die die Arbeitsweise mit dieser Software beschreiben.  Aus diesem Grund verzichte ich an dieser Stelle auf die Beschreibung einer „Bedienungsanleitung“. Ich möchte mich auf meine Vorgehensweise im Projekt konzentrieren.

Vorgehen im Projekt:

  1. In den ersten Besprechungen mit dem Projektteam konkretisiere ich i.d.R. im ersten Schritt die Projektziele nach dem SMART-Modell (siehe mein Blog vom November 2012)
  2. Im zweiten Schritt starte ich den Brainstorming Modus des Tools (im Menue Extras) und suche mit dem Team Antworten auf die Frage „Was müssen wir alles tun, um die Projektziele zu erreichen?“. Diese Antworten werden anschließend geclustert und die Cluster mit Überschriften versehen. Damit erhalte ich den ersten Entwurf meines Projektstrukturplanes (PSP siehe Blog vom April 2013). An dieser Stelle erwähne ich im Workshop erstmals den Begriff PSP und benenne den Ast  im Mindmap entsprechend.
  3. Über den Bereich „Aufgabeninfo“ (Reiter auf der rechten Seite des Menus) kann ich nun weitere Informationen wie „Start, Ende, Dauer, (verantwortliche) Ressourcen“ hinterlegen. Mindmanager Bild 2Für Vorgänge, bei denen die Infos „Start, Ende und/oder Dauer“  hinterlegt sind, lassen sich im MindManager  einfach Ganttdiagramme erzeugen. Hierzu gehen Sie einfach auf den Button „Gantt“ im Reiter „Ansicht“
  4. Selbst eine Verknüpfung einzelner Vorgänge mittels Anordnungsbeziehungen ist darstellbar. Markieren Sie dazu einfach die entsprechenden Vorgänge im Ganttiagramm. Klicken Sie anschließend auf die rechte Maustaste und wählen Sie dann den Befehl „Anordnungsbeziehung“ und im sich öffnenden Auswahlmenue die zutreffende Anordnungsbeziehung. Vier Anordnungsbeziehungen stehen hier zur Verfügung, und zwar „Ende-Anfang“, „Ende-Ende“, „Anfang-Ende“,“Anfang-Anfang“.
  5. Aber auch die Aufgabenüberwachung ist direkt in der Mindmap möglich. Dazu klicken Sie wiederum einfach auf den Bereich „Aufgabeninfo“ und hinterlegen hier den Arbeitsfortschritt direkt  im Feld „Status“. Der hier hinterlegte Arbeitsfortschritt wird beim entsprechenden Vorgang im Gantt-Diagramm visualisiert.

Exportmöglichkeiten:

Natürlich kann der MindManager bei komplexeren Projekten spezielle Projektmanagementsoftware wie z.B. MS Project nicht ersetzen.  Hier bietet aber die Exportfunktion des Programms eine komfortable Möglichkeit, im MindManager erfasste Daten z.B. in MS Projekt zu übertragen. Dazu wählen Sie einfach im Menue „Datei“ den Befehl „Exportieren“ und danach den Befehl „Aufgabeninfo nach Microsoft Project exportieren“.

Fazit:

Der MindManager hat sich inzwischen zu einem vielseitig einsetzbaren Tool weiterentwickelt. Neben dem Erstellen von Mindmaps bietet er inzwischen auch Funktionalitäten zur Planung und Überwachung weniger komplexer Projekte. Die Exportfunktion  erleichtert aber den Start auch größerer Projekte, lässt sich doch mit diesem intuitiv zu bedienenden Tool die Anfangsphase eines Projektes gut organisieren und dann auf „Knopfdruck“ die bereits erfassten Daten komfortabel übertragen.

 

 

Gerd Schumacher

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2 Antworten to “Erfolgskriterium „Angemessene Methoden und Prozesse“ Teil 2 – Projektmanagement mit dem MindManager”

  1. tomsgedankenblog März 31, 2014 um 6:19 pm #

    Hat dies auf Toms Gedankenblog rebloggt.

Trackbacks/Pingbacks

  1. “Ich bin ein Fan” – Projektmanagement mit MindManager « Mindjet Blog - Juli 27, 2016

    […] es so schön – wir rebloggen an dieser Stelle einen spannenden Blog-Beitrag zum Thema “Projektmanagement mit MindManager” eines echten Fans. Sie müssen unbedingt lesen, wie Gerd Schumacher, seit 2001 Berater und […]

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